Final_Sadneme_si_web_Officemanager (2)

Hľadáme: Office manažér/ka

  • 22. 1. 2024

Kancelária Rady pre rozpočtovú zodpovednosť obsadzuje:

Pracovná pozícia: OFFICE MANAŽÉR/KA
Spoločnosť: Kancelária Rady pre rozpočtovú zodpovednosť (www.rrz.sk)
Lokalita: Twin City, Bratislava

Druh pracovného pomeru: plný úväzok
Termín nástupu: ihneď, dohodou
Mzdové podmienky (brutto):

  • 1 850 EUR /mesiac, mzda po skúšobnej dobe od 1850 eur
  • konkrétna výška základnej mzdy bude stanovená v závislosti od skúseností a kvalít uchádzača
  • možnosť bonusov vo výške aj viac ako 2 platov, ak urobíte niečo významné.
  • kvalitu uchádzača vieme férovo oceniť.

Hlavné povinnosti:

Hlavným poslaním je organizačné a administratívne zabezpečenie činnosti a celkového hladkého fungovania sekretariátu KRRZ a organizačné a administratívne zabezpečenie činností členov Rady pre rozpočtovú zodpovednosť

Na oddelení budú celkom 2 osoby, pričom je možné ich doplnenie o brigádnika (študenta) na vopred zadefinované výpomoci.

Pozícia je čiastočne manažérskeho typu, t.j. úpešný uchádzač bude disponovať právomocami zorganizovať chod sekretariátu, budú mu pridelené oprávnenia podpisovať vybrané dokumenty v mene inštitúcie. Na druhej strane, musí byť zabezpečená zastupiteľnosť, a teda musí vedieť vykonávať všetky nižšie uvedené činnosti, ale očakáva sa primerané prerozdelenie agendy medzi zamestnancami oddelenia.

Náplňou práce na tejto pozícii bude vykonávanie, resp. zabezpečenie nasledujúcich činností:

Administratívne:

  • Evidencia dochádzky zamestnancov a stravných lístkov
  • Spravovanie kalendárov a pošty, návrh korešpondencie a reagovanie na telefónne hovory
  • Vytváranie a udržiavanie efektívnej správy záznamov, finančných dokladov a dokumentov pre účtovné účely, evidencia zmlúv
  • Administrácia projektov spolufinancovaných z fondov EÚ
  • Administrácia a asistencia pri BOZP, OPP a ZS
  • Administrácia mobilných hlasových a dátových služieb (aktivácia, zúčtovanie)
  • Zabezpečovanie servisu, reklamácií, výmeny a modernizácie jednotlivých hnuteľných a nehnuteľných častí majetku, vrátane ich prideľovania oprávneným osobám.
  • Evidencia a správa majetku
    Práca s portálom právnych predpisov
  • Organizovanie domácich a zahraničných služobných ciest a školení, ktoré zahŕňa: cestovné a hotelové rezervácie, žiadosti o víza, spracovanie vyúčtovania výdavkov, a iné následné akcie
  • Zabezpečenia občerstvenia pre návštevy, základná obsluha počas návštev (podanie kávy, čaju, vody)

Odborné:

  • Personalistika, príprava pracovných zmlúv a dodatkov; sledovanie legislatívy v tejto oblasti
  • GDPR agenda
  • Zákon č.211/200 Z.z. o slobodnom prístupe k informáciám
  • Komunikácia s dodávateľmi, poskytovateľmi služieb a externými spolupracovníkmi kancelárie rady
  • Príprava zmlúv pre poskytovateľov služieb
  • Príprava rozpočtu KRRZ, sledovanie čerpania, komunikácia s Ministerstvom financií SR, audítormi, kontrolnými orgánmi, výročné správy
  • Asistovanie pri príprave verejného obstarávania a obsluha elektronického kontraktačného systému (EKS) a portálov EVO a CRZ
  • Vypracovávanie interných predpisov

Event manažment:

  • V spolupráci s komunikačným oddelením Organizácia teambuildingov a interných podujatí zamestnancov kancelárie rady, organizovanie medzinárodných konferencií, seminárov, stretnutí a tlačových konferencií, ktoré zahŕňa: rezervácie zasadacích miestností, zabezpečenie občerstvenia, prípravu a udržiavanie zoznamov účastníkov, ako aj príslušné dokumenty

Medzinárodné záležitosti:

  • Kontaktná osoba pre zahraničné aktivity, sledovanie agendy pracovných skupín a eventov, zabezpečenie splnenia požiadaviek na spoluprácu;
  • Komunikácia s medzinárodnými organizáciami (EK, OECD) a ostatnými fiškálnymi inštitúciami v súvislosti s formálnymi a neformálnymi zoskupeniami fiškálnych rád

Ponúkame:

  • Vysoko motivačné bonusy naviazané striktne na plnenie úloh, ktoré posúvajú fungovanie inštitúcie dopredu.
  • Konkurencieschopnú mzdu a bonusový systém.
  • Skvelý pracovný kolektív a moderné pracovné prostredie.
  • Flexibilný pracovný čas a ďalšie benefitné balíčky (5 dní dovolenky nad rámec zákonníka práce, sick days, príspevok na III. pilier, rekreačné poukazy).
  • Možnosť čiastočného homeoffice po získaní určitej praxe.

Pozícia si vyžaduje pracovné skúsenosti, preto je pozícia otvorená len pre uchádzačov, ktorí už vedia, čo daná pozícia obnáša a chcú sa v tejto oblsti profesne ďalej rozíjať. Na výbere si dáme záležať, vybraných uchádzačov si zavoláme a porozprávame sa, budeme chcieť poznať názor na niektoré veci, vyskúšame písanie, počítanie, prácu v exceli a určite otestujeme aj angličtinu. Ak všetko pôjde dobre, tak budú len dve kolá.

Požiadavky na zamestnanca:

  • stredoškolské vzdelanie s maturitou, nadstavbové/vyššie odborné vzdelanie, študent vysokej školy, vysokoškolské I. stupňa, vysokoškolské II. stupňa v odboroch ekonómia, obchod, marketing, spoločenské vedy, všeobecné vzdelanie
  • Anglický jazyk – Pokročilý (C1)
  • Microsoft Excel – Pokročilý, Microsoft Outlook – Pokročilý, Microsoft PowerPoint – Pokročilý, Microsoft Word – Pokročilý
  • Elektronická schránka Slovensko.sk – Základy
  • Prax na pozícii/v oblasti asistent/ka, office manažér minimálne 2 roky
  • Samostatnosť, zodpovednosť a spoľahlivosť, flexibilita
  • Orientácia na detail, schopnosť určovať si priority, záujem zlepšovať veci, príjemné vystupovanie
  • Schopnosť orientovať sa v platnej legislatíve, týkajúcej sa GDPR, verejného obstarávania, zákonníka práce, BOZP a iných predpisov týkajúcich sa chodu inštitúcie
  • Budeme vyžadovať, aby úspešný uchádzač najneskôr počas skúšobnej doby získal občiansky preukaz s čipom a prístupom do elektronickej schránky Slovensko.sk tak, aby mu moli byť pridelené práva spravovať schránku KRRZ.

Bezpodmienečne nutné sú výborné organizačné a komunikačné schopnosti, ochota počúvať a hľadať riešenia.

Si človek, ktorý má rád poriadok vo veciach, multitasking zvládaš ľavou zadnou a si rád súčasťou niečoho väčšieho, čo dobre funguje. Si schopná/ý komunikovať so všetkými typmi ľudí a keď je treba, aj po anglicky. Ak veci nejdú tak, ako by mali (čo sa pri práci na tejto pozícií určite občas stane), nespanikáriš a nájdeš riešenie.

Nemáme nič proti politickému presvedčeniu, ale ak chceme mať istotu, že budete pristupovať ku svojej práci nestranne, je dôležité, aby ste neboli aktívne činný v štruktúrach politických strán. Okrem toho budeme vyžadovať oznámenie vedľajších platených/neplatených aktivít, ktoré by mohli súvisieť s našou činnosťou a potenciálne by ovplyvnili reputáciu našej inštitúcie.

Ak máte záujem o túto pozíciu a spĺňate požadované kvalifikácie, pošlite nám svoj životopis cez portál profesia. Ak máte nejaké otázky, alebo potrebujete ďalšie informácie, neváhajte nás kontaktovať na kariera@rrz.sk.

Kancelária Rady pre rozpočtovú zodpovednosť podporuje rozmanitosť a rovnosť príležitostí. Všetky kvalifikované uchádzačky a uchádzači budú zvážení bez ohľadu na pohlavie, vek, rasu, národnosť, vieru, sexuálnu orientáciu, identitu alebo postavenie.